使用秘匿金を交際費にする方法と経費精算を簡単にする方法について

使用秘匿金の画像

無記名のビール券は使途秘匿金か？

Q:当社では取引先などに中元・歳暮としてビール券を配布しています。

先日、顧問の税理士からビール券を配布した相手と日時を明確に記録していなければ「使途秘匿金」として処理をしなければならないので経費にできないと指摘されました。

誰に幾ら渡したかを記録することは相手に迷惑を掛ける可能性があるのでできれば避けたいのですが、記録しなければならないのでしょうか？

Ａ.内容によっては記録をしていなくても使途秘匿金ではなく交際費として認められる可能性があります。

取引先へのお中元やお歳暮を送るケースは多くあると思います。その中でも、ビール券は受け取る相手にとっても喜ばれる商品の一つだと思います。基本的には、いつ・誰に・何を幾ら送ったのか？を記録しておく必要はありますが、この記録を失念してしまうケースも考えられます。

ビールや飲料・食品といったものであれば、配送を依頼した業者に注文履歴と配送履歴が残っているので記録がなかったとしても調べれば判明するでしょうから、特には問題ありませんが、ビール券の場合には配送だけでなく手渡しをするケースもありえます。

さらにビール券は換金性があるために、取引先やその担当者によっては非常に喜ばれるケースもあり、贈答用として活用をされている企業も多いのではないでしょうか？

このビール券を、いつ・誰に・どれだけ渡したのかをすべて記録をしておかなければならないのでしょうか？その記録をしていなければ交際費として経費にすることはできないのでしょうか？

実際にビール券を配布した記録をしておらず、その事を税務調査で指摘され、使途秘匿金に該当するとして経費を否認された納税者が、税務署と争った事例があります。この事例では最終的には納税者側の主張が認められて経費に計上できるとされました。

経費として認められたポイントは次の通りです。

・ビール券を購入した時期が「中元」「歳暮」の時期として妥当な時期であったこと

・ビール券の購入額が多すぎる事はなく、「妥当な金額」であったこと

・「使徒秘匿金」に該当するような公正な取引を阻害すると認められないこと

などにより、配布先の記載をしていなくても経費に認められた事例です。

ただすべてのケースにおいて、使徒秘匿金ではなく経費として認められるとは限りませんから、可能な限りにおいて記録しておくことが望ましいですが、記録出来ない（記録していない）からと言って必ずしも使徒秘匿金と認定される訳ではありませんので、気になる場合は一度、顧問税理士または所轄税務署と相談してみてはどうでしょうか？