マイナンバーの画像

マイナンバー制度が企業に与える影響は?

Q: 今年の10月から導入されるマイナンバー制度ですが、企業にとってどのような影響があるのでしょうか?

またどの様な対策が必要なのでしょうか?具体的に教えて頂けませんか?

 

A: 2015年10月からマイナンバー(個人番号)が本人へ通知されます。

企業では源泉徴収や社会保険など各種申告にマイナンバーが必要になりますので、従業員、パート社員、アルバイトから集めないといけません。中小企業はもちろん、従業員、パート社員、アルバイトを雇っている個人事業主も源泉徴収義務者ですので、もちろん対象になります。

マイナンバーは個人を特定するための番号で出生時から死亡時まで原則、変更されない数字になります。結婚で姓が変わっても継続します。

個人のメリットとしては行政に提出する資料をなくすことができます。確定申告や補助金の申請時に税務署から納税証明書をとり、勤務先から源泉徴収票などをもらって書類添付しなければなりません。マイナンバー制度がはじまれば自分の個人番号を伝えるだけで、省庁間のネットワークで情報を取りよせられ提出書類が不要になります。

「マイ・ポータル」(情報提供等記録開示システム)というインターネットで確認できるサイトが新しくできます。自分の年金記録を「ねんきんネット」でオンライン確認できますが、同様のものとなるでしょう。自分の年金や税金の払い込みの記録をチェックできます。希望者には個人番号カードが交付され、現在ある住基カードは廃止になります。個人番号カードは運転免許証に代わる身分証となりますので子供や運転免許を持っていない人は恩恵を受けます。

2015年10月から各個人にマイナンバーの通知がはじまり、2016年1月から順次マイナンバーの利用が始まります。企業では従業員の税金などを申告する場合にマイナンバーの記載が必要となります。また扶養控除がありますので従業員本人だけでなく扶養家族のマイナンバーを把握しないといけません。マイナンバーの通知書のコピーを会社に出してもらう形になるでしょう。

人事・経理部門が大変で給与、源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届など、数多くの書類についてマイナンバーが必要となります。士業やセミナー講師に報酬等支払いをした時の源泉徴収にもマイナンバーが必要。従業員が少なく、エクセルで給与支払報告書を作成しているような場合はマイナンバーの欄を追加するだけですみますが、システム化している場合、プログラム変更をしなければならない。

マイナンバー(個人番号)とは別に法人番号も作られ、国税庁のサイトで個人番号とは異なり公開されます。公開されるのは商号または名称、本店所在地、法人番号となります。法人税の申告などで必要となります。

企業は従業員、パート社員、アルバイト、従業員家族のマイナンバーが漏れないよう厳重に管理しないと法律で罰せられます。他人にマイナンバーを教えても同じです。不正な利益を図る目的で、個人番号を提供又は盗用したりすると懲役、罰金になります。

なおマイナンバーは個人や企業より行政側のメリットが多くなります。長い目でみれば効率化によって行政コストが減れば、結果的に国民負担が減るので個人にもメリットとなります。また完璧ではありませんが、ある程度一人一人の所得がより正確に分かりますので、行政側は年金の不正受給などいろいろな不公平をなくすための対策をとることができます。反対に所得を経年で把握できますので生活保護申請などの審査時間を短縮できます。

また社会保険の未加入事業所、いわゆるブラック企業が分かります。労働保険(労災保険、雇用保険)は法人、個人を問わず労働者を1人でも雇用した場合、必ず加入しなければなりません。社会保険(健康保険、厚生年金保険)は法人の場合、人数に関わらず必ず加入しなければなりません。個人事業は労働者が5人以上の場合は必ず加入しなければなりません。これが原則ですが未加入の企業も多くあります。マイナンバー制度により国税庁の申告データとのすりあわせが行われますので、 未加入会社があぶりだされます。

マイナンバー制度の詳細はまだ不明点が多いので、判明した時点でまたこのメールマガジンにて情報提供をいたしますのでよろしくお願いします。

 

マイナンバー制度Q&A集

Q: 10月より通知が始まりますマイナンバー制度について、現時点でわかっている事を教えて貰えませんか?

何をどうすれば良いのか?何から手をつければ良いのか?正直わからずに困っています。

 

A:マイナンバーに関しまして寄せられる多くの質問をQ&A形式でまとめました。

Q1.そもそもマイナンバーはどの様に利用されるのですか?

A1.マイナンバーは「社会保障」「税」「災害対策」において利用されます。「社会保障」については、年金や雇用保険の資格取得や確認・給付において利用されます。あとは保険料の徴収や福祉分野での各種給付時に利用されます。

税については申告書や届出書・調書等で利用され、税務当局の内部で利用される形になります。

最後に災害対策とは、被災時の支援金給付や被災者台帳の作成などに利用される予定です。

Q2.会社ではマイナンバーをどの様に利用するのでしょうか?

A2.従業員のマイナンバーを給与所得の源泉徴収票・支払調書・健康保険・厚生年金被保険者資格取得届などに記載して、税務署長や日本年金機構に提出することになります。

Q3.マイナンバーを取り扱うについて注意しなければならない事は何ですか?

A3.会社にてマイナンバーを取り扱うにあたりまして取扱指針を定めるのと同時に、情報が漏洩しない様に厳重な管理を行う必要があります。マイナンバーの情報を取り扱う事務担当者を明確にして教育し、マイナンバーを使う業務や個人情報等の範囲を明確にする必要があります。

Q4.社員の退社・休職・再雇用時のマイナンバーはどの様にすれば良いですか?

A4.社員退社に伴って退職金を支給する際にはマイナンバーが必要になります。あとは社会保険の被保険者資格喪失届などにもマイナンバーが必要になります。なお退職後についても、ただちにマイナンバーを破棄するのではなく、各種書類に法令上定められている保管期間の間はマイナンバーを管理しておく必要があります。

休職時も同様で、休職中においても法令上の保管期限内は管理をしておく必要があるのと同意に復職後には再度マイナンバーが必要となりますので、雇用契約が継続されている間は管理しておく必要があります。

再雇用時については、以前に利用していたマイナンバーをそのまま再利用をする事も出来ますし、改めてマイナンバーの提供を受け直して本人確認をする事も可能です。

マイナンバーにおいて重要なのは会社としての情報管理体制の構築と監督者ならびに従業員への周知徹底・教育になります。2016年の運用開始まで日数がなくなって来ました。事前に準備をしておかなければならない事が多くありますので、少しでも早めの取組をされる事をお勧めいたします。

 

マイナンバーの注意点

年末調整等で社員のマイナンバーを管理しなければならない業務が発生してきました。

来年以降、本格的に実施されるマイナンバー制度において企業が注意しなければならない点を教えてください。詳しく教えて下さい。

 

A:企業において、個人のマイナンバーを取り扱う事が考えられるのは次の4点です。

(1)従業員との関係

(2)取引先との関係

(3)株主との関係

(4)顧客との関係

なお、(4)の顧客との関係で使用するのはほぼ金融機関に限られますので、一般的な企業に関しては除外してよいと考えます。

残り3つの関係で、一般的にもっとも使用するケースが多くなるのは、(1)の従業員との関係においてでしょう。 従業員が会社を通して行政に提出する書類は「税務関連」と「社会保険関連」に分類されます。「税務関連」の主なものは源泉徴収票や支払調書で、経理部門が取り扱い部署となります。

「社会保険関連」は総務や人事が取り扱いますが、個人番号にかかわる業務は、全社員に関係する全社的な取り組みとなりますから、全社に周知し、総務部が全体をコントロールしながら、主導的な役割を果たしていくというのが一般的でしょう。

マイナンバーにおいて非常に重要なポイントは、「利用が制限されている事」と「罰則規定がある」という点です。マイナンバーは、「税務、社会保険の事務」だけに限定されているためにたとえば、企業が個人番号を使って従業員を統制管理するなどの行為は認められていません。

さらにマイナンバーを取り扱う事業者が対象になる罰則規定が明確にされている点は注意が必要です。事業者が対象となる罰則規定は以下の通りです。

・ 特定個人情報等を不正に漏洩したものに対する罰則

→個人番号利用事務等に従事するものが正当な理由なく、特定個人情報ファイルを提供した場合には、4年以下の懲役又は200万円以下の罰金が課せられます(併料あり)。

→個人番号利用事務等に従事するものが、不正な利益を得る目的で、個人番号を提供し又は盗用した場合には、3年以下の懲役又は150万円以下の罰金が課せられます(併料あり)。

・ 不正な手段を用いて個人番号を取得したものに対する罰則

→人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、又は財物の窃盗・施設への侵入・不正アクセス等により個人番号を取得した場合には、3年以下の懲役又は150万円以下の罰金が課せられます。

→偽りその他不正な手段により個人番号カードを取得した場合には、6ヶ月以下の懲役又は50万円以下の罰金が課せられます。

・ 特定個人情報保護委員会の監督、指導に反した者に対する罰則

→特定個人情報保護委員会から命令を受けた者が、委員会の命令に反した場合には、2年以下の懲役又は50万円以下の罰金が課せられます。

→特定個人情報保護委員会による検査等に祭し、虚偽の報告・虚偽の資料を提出する・検査拒否などがあった場合には、1年以下の懲役又は50万円以下の罰金が課せられます。

・ 使用人等に対する監督責任を怠った法人等に対する罰則

→法人の代表者・管理者・代理人・使用人等が違反行為をしたときは、その行為者とともに、その法人又は事業主に対しても罰金刑が課せられます。

マイナンバーの管理・利用については、セキュリティーソフトの導入などの対策をご紹介出来ます。詳しくは弊社までお問い合わせください。

 

不動産とマイナンバー

今年からマイナンバー制度が実施されますが、所有する収益物件などの不動産とマイナンバーの関係について教えて下さい。

マイナンバーが漏洩しないかどうか不安です。この対策も合わせて教えて下さい。

 

A.昨年から番号の通知が始まり、今年から実施されていますマイナンバー制度ですが、番号通知書の送付遅れや、誤配等でなかなか全員に届いていないようです。

また、制度内容の周知不足で、社会保障、税、災害対策のために必要なマイナンバーは、ID代わりにカードを提示することはあっても、マイナンバーを書き写したり、コピーを取ったりすることは法律や条例で定められた目的以外では不正使用にあたり、その情報を使って何かをすることは「制度上」はないはずです。でも、自分のマイナンバーが漏れることはないのか心配です。

■ 不動産とマイナンバーの関係

不動産を売買した場合、個人から法人や個人事業主へ不動産が譲渡された金額が100万円を超える場合、代金を支払った法人や個人事業主は「不動産等の譲受けの対価の支払調書」を作成し、税務署に提出しなければなりません。

その「不動産等の譲受けの対価の支払調書」にはお金を支払った相手方の氏名とマイナンバーを記載する必要があるので売主の個人は売却先の法人や個人事業主にその情報を提供しなければなりません。

また、不動産を賃貸した場合も、年額15万円以上の家賃や地代を法人や個人事業主が支払う場合にも「不動産の使用料等の支払調書」を作成し、税務署に提出しなければなりません。やはり個人の地主や家主さんは借主の法人や個人事業主にマイナンバー情報を提供しなければなりません。

このように不動産は税制と切っても切れない関係にあるため、売主であれ、貸主であれ、相手方が法人や個人事業主の場合にはご自身のマイナンバーを提供しなければならない事態が発生します。マイナンバーを受けとった法人や個人事業主がそれを適切に管理・使用してくれればいいのですが、適切な管理ルールを守らないようなルーズな企業や、システムの不備等で知らず知らずのうちにマイナンバー情報等が漏洩しないとも限りません。

■個人家主のマイナンバー対策

個人家主の場合は「支払調書」に家主等のマイナンバーを記載しなければならないので、対策としては「家賃管理」のための「不動産管理会社」を設立することです。家賃等の支払先が法人であれば「支払調書」に法人の企業番号(マイナンバー)を記載することになります。法人の企業番号は「法人登記情報」(法人登記簿)で周知されています。「法人登記情報」には代表者等の個人のマイナンバーは記載されませんし、個人のマイナンバーを相手方に提供する必要もなくなります。

マイナンバーは極めて重要で高度な個人情報であるにも関わらず、国は民間から提出させる書類(法定調書等)に記載させるために民間同士にマイナンバーを取得させ、それを管理するよう求めています。しかしマイナンバー制度は非常に未成熟で運用上未整備な部分も多々あるのですが、もう始まっているので仕方ありません。

上手に活用し、しっかりと対策を施して、自分の財産を守りましょう。

※この記事は過去にメルマガで配信した内容です。
法改正等により、現状とは異なっている部分がある可能性がありますことをご了承ください。

 

2015年4月6日(Vol.90)、2015年7月16日(Vol.118)、2015年12月17( Vol.157)、2016年4月4日(Vol.182)